Cómo comunicar el aplazamiento o la cancelación de su boda

Novios en el día de su boda

Nuestros corazones están con cada pareja que ha tenido este momento devastador en su historia, el coronavirus les quita su día especial. Sabemos cuánto tiempo y energía han dedicado a planificar la boda de sus sueños; pero, desafortunadamente, ocurren circunstancias imprevistas. Si han tomado la difícil decisión de posponer o cancelar su boda, la parte difícil es saber qué hacer a continuación. Así que aquí estamos para ayudarlos a proseguir después de posponer el día de su boda o cancelarla.

¿Posponer o cancelar?

Esta es la gran pregunta. Decidir si posponer o cancelar su boda puede ser un proceso doloroso. Todos tenemos una idea de lo que idealmente queríamos que fueran los próximos dos años y mover el día de la boda podría ser un gran inconveniente en sus planes. Nuestro consejo sería ser lo más flexibles posible al imaginar lo que podría ser su boda. ¡Pueden tener más de un día de bodas! Por ejemplo, muchas parejas han decidido celebrar una boda pequeña en un juzgado en su país de origen y posponer su gran boda planeada para 2021 o 2022. En otras situaciones, las parejas han optado por reducir el tamaño para realizar una microboda más pequeña y cancelar sus ceremonias más elaboradas.

Independientemente de lo que decidan, las siguientes etapas para ambos casos son relativamente iguales, por lo que aquí hay una guía paso a paso para comunicar el aplazamiento o la cancelación de su boda.

Decoración de la mesa de recepción de boda

Paso 1. Pónganse en contacto con todos los proveedores con respecto a las políticas de aplazamiento / cancelación

La primer llamada debe ser a su planificador de bodas, si tienen uno. Lo que hacen los planificadores es poder asesorarlos durante el proceso y manejar este momento angustioso en su nombre. Dejen que su planificador maneje el trabajo pesado aquí. 

Si no tienen un organizador de bodas, deberán comunicarse con todos sus proveedores. Revisen sus contratos, pero también envíen correos electrónicos directos con respecto a sus políticas de aplazamiento o cancelación.

En el contrato de un organizador de eventos o fotógrafo, o cualquier otro proveedor, se pueden mencionar tarifas de cancelación o pérdida de depósito, pero aún es importante contactarlos directamente. Esto se debe a que después de escuchar su situación, algunos proveedores pueden estar dispuestos a ser flexibles y renunciar a los cargos por aplazamiento o cancelación.

El consejo principal aquí es ser extremadamente sensibles con sus proveedores, ya que esperan que estén con ustedes. Su boda pospuesta o cancelada también es un gran golpe para ellos. Hemos visto cómo Covid-19 ha amenazado los medios de vida de muchos en la industria de las bodas, así que tengan en cuenta que la pérdida de su boda es una pérdida para todos los involucrados. Si tienen un desacuerdo con un proveedor con respecto a sus políticas, intenten hablar con él por teléfono y mantengan una conversación tranquila y abierta sobre la posición de ambos.

Ramo de boda

Paso 2. Revisen cualquier reserva de alojamiento o vuelos

Si estaban planeando una boda de destino o a campo traviesa, es importante que luego revisen sus reservas de alojamiento y vuelo para conocer sus políticas. Al igual que con los contratos de proveedores, las aerolíneas y los hoteles no escribieron sus políticas de reserva con una pandemia en mente, por lo que siempre vale la pena comunicarse personalmente para obtener aclaraciones sobre sus políticas. Mencionar que esto es para su boda también podría ayudarlos a lograr un acuerdo más amigable para ustedes. 

Una cosa a tener en cuenta es que los hoteles y hosterías pueden ser un poco más fáciles de negociar que los propietarios de Airbnb. Esto se debe a que la mayoría de Airbnbs son propietarios privados que no tienen el mismo seguro y protección que las compañías hoteleras más grandes. Nuevamente, hablen con personas por teléfono si pueden para llegar a un acuerdo.

Paso 3. Confirmen una nueva fecha (si corresponde)

Si planean posponer, puede sonar como una pesadilla coordinar a todos sus proveedores en una nueva fecha. ¡No lo es tanto! Pueden usar una herramienta de conferencia como Doodle para seleccionar un rango de fechas disponibles y permitir que los proveedores marquen fácilmente las fechas que funcionan para ellos. Esto agiliza por completo la configuración de una nueva fecha de boda.

Invitaciones de boda

Paso 4. Comuníquense personalmente con los invitados con respecto a su aplazamiento / cancelación

Ahora hablemos acerca de contarles a sus invitados sobre su boda cancelada o pospuesta. Esto no es fácil. La mayoría de sus amigos y familiares serán extremadamente comprensivos y complacientes con el cambio. Cuando se trata de una boda cancelada, lo mejor que pueden hacer es llamar si pueden. Expliquen sus razones para cancelar; sus invitados lo entenderán.

Para los aplazamientos, las llamadas también son ideales, pero también querrán enviar copias electrónicas o tarjetas impresas de cambio de fecha. Modifiquen las fechas de la tarjeta cuando tengan una nueva fecha confirmada. Esto les dará a sus invitados una idea concreta de hasta cuándo se pospone la boda y les da la oportunidad de reorganizar su año. 

Cuando notifiquen a sus amigos y familiares sobre sus planes de boda cambiados, manténganlos lo más informados posible. No siempre se puede detener los planes de boda durante meses si el motivo de su cancelación o aplazamiento fue bastante repentino, pero hagan todo lo posible para mantener a sus invitados lo más al tanto posible.

Paso 5. Actualicen el sitio web de su boda

Si tienen un sitio web para su boda, asegúrense de actualizarlo con su nueva fecha o una declaración rápida sobre el motivo de la cancelación. A pesar de tomarse el tiempo de contactar a sus invitados personalmente para notificarles, también vale la pena tener un aviso en el sitio web de su boda como prueba de fallas. 

Ceremonia de boda al aire libre

Paso 6. Tómense un descanso

Tantas parejas se saltan este paso cuando creo que, en muchos sentidos, es el más importante de todos. Después de haber realizado los 5 pasos anteriores para comunicar de manera efectiva su boda pospuesta o cancelada, deberían tomar un descanso. Es muy poco probable que su razón para cancelar o posponer haya sido feliz. Todo este proceso es bastante traumático y puede provocar muchas emociones. Tomar un descanso de la planificación de la boda les brinda el espacio para reflexionar sobre lo que sucedió y sanar. Si han pospuesto su boda, decidan una fecha futura entre ustedes o con su planificador de bodas sobre cuándo reanudarán la planificación para la nueva fecha.

Paso 7. Celebren la fecha de su boda original

Opcional, por supuesto, ¡pero me ha emocionado ver a las parejas celebrar sus fechas de boda originales! Ya sea que se trate de un simple desayuno en la cama con champaña o una escapada secreta a una cabaña en las montañas durante el fin de semana, aprovechen el tiempo que ya habían reservado para su boda para celebrar de alguna manera. 

Este proceso no va a ser fácil. Los aplazamientos y cancelaciones nunca son. Pero espero que estos pasos prácticos los ayuden a simplificar este inconveniente y los coloque en el camino hacia una boda mejor y más grande en el futuro! 



Olivia de Santos

Olivia de Santos
Olivia es una organizadora de bodas británica, escritora y fundadora de la empresa de planificación de bodas de destino Nulyweds en Portugal. Es una apasionada de los viajes, las bodas, la belleza, el cine, la equitación y los temas BIPOC. Vive en Portugal y está en su elemento explorando el país para crear bodas únicas y coloridas.

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